lazzaweb-logo-hvid.png
CASE

Google Specialists

Høj effektivitet

Format

LAZZAWEB kom til os, som en i forvejen sund virksomhed, med et afbalanceret forhold mellem arbejdsopgaver, ansatte, sælgere, ledelse, bundlinje og en yderst høj kundetilfredshed.

Proaktivitet

At identificere identiteten

LAZZAWEB ønskede at systematisere deres arbejdsprocesser og interne struktur, derved muliggøre yderligere at skalere virksomheden, uden at gå på kompromis med deres kvalitet og service. Virksomheden identitet var sammenbundet af kunders, medarbejderes, og ledelsens opfattelse samt et sundt værdi grundlag:

  • Ærlige

  • Positive

  • Grundige

  • Gennemsigtige

  • Troværdige

  • Proaktive

Med en sekvens af gode kerneværdier, der afspejlede deres identitet havde vi et fornuftigt sted at starte.

Et spændende samarbejde

Kommunikation

NordicWorkflow havde i opstarten møder med hele virksomheden kollektivt, ledelsen, de respektive afdelinger for sig, og til sidst individuelle medarbejdersamtaler. Denne proces fortsat løbende gennem udviklingen, desuden blev der stiftet en Slack kanal hvor medarbejdere anonymt kunne fremsætte idéer og problematikker.

 

De største udfordringer i virksomheden blev udpeget som følge af samtalerne og pain channels.

Analyse

Der blev installeret analyseværktøjer på medarbejdernes arbejdsstationer med formålet at se på arbejdsprocessernes tidsforbrug, vi opstillede skemaer over et sammendrag af tidsforbruget, som blev fremlagt for ledelsen. 

Regnskab og økonomi

Vi analyserede LAZZAWEBs bogføringsnøjagtighed, samt kortlagde processe og ansvarsområder for bogføringen. Dette blev udført for at skabe en forståelse af automatiseringsgraden og for at identificere optimeringsmuligheder i indflowet til og outflowet fra LAZZAWEBs bogføringssystem.

Projektstyrring salgsflader og CRM

LAZZAWEB brugte Trello til deres projektstyring, og da virksomheden er siloopdelt skabte det nogle udfordringer i forhold til systematisering og overblik.

 

NordicWorkflow fandt frem til at Monday ville egne sig til projektstyring af den komplekse opbygning, og desuden kunne anvendes til CRM og ticket system for specialisterne, Monday muliggør at overdrage data hurtigt og effektivt, som er en essentiel feature for LAZZAWEB.

 

Som salgsflade og CRM anvendte sælgerne i LAZZAWEB Pipedrive, de havde i forvejen en dyb forståelse af programmets funktioner, hvilket gjorde det let at skræddersy programmet til deres behov.

Automatisering af outflow fra økonomisystemet

Vi valgte at opsætte en fuldt ud custom løsning for at håndtere LAZZAWEBs fakturering. Ved hjælp at integrationer mellem Pipedrive, digital payment, E-conomics, Nets og mange flere systemer, blev der for LAZZAWEB opstillet et system, der ved et salgs gennemførsel, automatisk generere fakturaer, sender disse, trækker betaling og bogføre alle posteringer forbundet hermed. Dette system sparede LAZZAWEB for utallige arbejdstimer, langsomlige og kedelige processer, unødvendig kommunikation samt minimerede risikoen for fejl til næsten 0.

Automatisering af inflow til økonomisystemet

For at optimere LAZZAWEBs bogføring blev det besluttet, at udvide LAZZAWEBs IT-stack med Pleo og Pento. Pleo for at automatisere bogføringen og bilags indhentningen forbundet med køb. Pento blev implementeret for at optimere indflowet af løn.

Disse to forbedringer sammenholdt med at LAZZAWEB allerede benyttede sig af Roger, medførte at LAZZAWEB fik internaliseret sin bogføring, som tidligere var outsourcet. Dermed sparede LAZZAWEB omkostningen forbundet med bogføringsassistance, medarbejderne fik større indsigt i sin løn og ferie, samtidig med at direktionen igen fik fuld kontrol over regnskabet og dataen forbundet dermed.

Det automatiske bogføringssystem

Grundet automatisering af af in- og outflow til og fra bogføringssystemet, var LAZZAWEB som tidligere nævnt ikke længere afhængig af eksterne assistance. Samtidig blev Debitorstyring og Kreditorstyring på alle digitale betalinger live, hvilket gør at LAZZAWEB i alle døgnets 24 timer, ved få klik kan tilgå sin data. Velvidende at denne data, fremviser et præcist overblik over LAZZAWEBs aktuelle driftsposition.

Semi automatisk Email system

I målingen af arbejdsprocesser kom det frem at LAZZAWEBs specialister brugte en stor del af deres effektive tid i Google Docs og mailsystemer. For at undgå de repetitive opgaver med at skrive mails oprettede vi derfor et email automations flow i ActiveCampaign for de respektive afdelinger, som via integrationer kan styres igennem Monday.

Systematiseret Data Indhentning

I samarbejde med sælgerne og specialisterne designede vi flere Typeform skemaer med logisk forbundne spørgsmål, som indsamler de nødvendige informationer for opstarten af et projekt, dette blev integreret med ActiveCampaign, Pipedrive og Monday, for at centralisere data og sørge for at alle afdelinger modtager de samme data fra kunden.

Integrationer

Da mange af LAZZAWEBs arbejdstimer gik med at sende data mellem salg og afdelinger, oprette kunder, sende mails, og flere repetitive handlinger, har vi udviklet integrationer, til at tage vare om disse handlinger automatisk.

"NordicWorkflow har bevist i flere projekter, at de er pålidelige, professionelle og passionerede.

De er en proaktiv samarbejdspartner og sparringspartner, der kommer med mange gode idéer.

 

NordicWorkflow har udfordret LAZZAWEB’s arbejdsgange og processer, og har været med til at effektivisere vores arbejdsflows kraftigt, hvilket gør det meget nemmere og mere overskueligt at vækste.

 

Man skal samarbejde med NordicWorkflow, hvis man gerne vil skalere og optimere sin virksomheds tid. Vi har med vores IT systemer sikret en stor agilitet, som gør at vi har et sundt fundament at vækste videre på for fremtiden.

 

NordicWorkflow har tilmed en meget høj forretningsforståelse, hvilket er en stor fordel, når jeg som ejerleder skal samarbejde tæt sammen med dem.

Man fornemmer som kunde, at NordicWorkflows mantra er “Data is king”. Der er styr på data, og der er styr på overvejelserne bag de valg, som de træffer.

 

Jeg vil anbefale NordicWorkflow til alle ambitiøse virksomheder og virksomhedsejere, som forstår vigtigheden i systemer."

 

—  Patrik Lazzarotto, CEO & Founder

Jylland

Vestre Havnepromenade 1B, 2 sal

Sjælland

Porcelænshaven 26, 2 sal 2000 Frederiksberg

©2020 by NordicWorkflow ApS - CVR: 40403515